Уявімо звичайний платіж. У паспорті директор записаний як Oleksii Shevchenko, у контракті лишилося Alexey Shevchenko, а в підписі до листа стоїть Oleksiy Shevchenko. Для людини це одна особа. Для комплаєнс-системи це три рядки, які ще треба звести докупи.
Платіж може піти на ручну перевірку. Банк попросить документ, партнер уточнить, хто підписав контракт, бухгалтерія підніме попереднє листування. Ніхто не сперечається про рівень англійської. Системи просто не люблять варіантів у полі, яке вони вважають ідентифікатором.
Постанова Кабінету Міністрів № 55 від 2010 року затверджує таблицю транслітерації українського алфавіту латиницею. Вона потрібна, щоб однакові українські літери давали передбачуваний результат в офіційних документах, картах і написах.
Проблема починається, коли до правила домішують звичку. Олексій стає Alexey за давнім шаблоном, Oleksiy за старим листуванням або Alex, бо так зручніше колегам. У дружній розмові варіант може бути цілком доречним. У паспортному полі, договорі чи банківській анкеті дружня версія створює зайву особу.
Так само прізвище не треба «покращувати», щоб його легше прочитали. Shevchenko й Schewtschenko можуть бути впізнаваними в різних мовних традиціях, але офіційний документ уже зробив вибір. Для операційної системи компанії найкраще написання те, яке збігається з документом власника.
Коротка памʼятка про те, як писати імʼя і прізвище англійською, потрібна до створення контракту, а не після запиту банку. Вона допомагає розвести три різні речі: паспортну транслітерацію, бажане імʼя для спілкування та юридичне найменування компанії.
У компанії має бути еталонний латинський запис імен ключових осіб. Джерелом для фізичної особи служить чинний документ, який використовують у міжнародній операції. З цього запису дані переходять у договір, інвойс, банківський профіль, довіреність і підпис там, де потрібна юридична тотожність.
Побутове імʼя можна зберігати окремо. У CRM поле Preferred name цілком здатне жити поруч із Legal name. Ризик виникає тоді, коли одне поле мовчки підміняє інше.
Людина може писати бездоганні листи й щоразу вставляти в них варіант, який не збігається з паспортом. Потрібні дисципліна даних, власник еталонного запису й заборона копіювати імʼя зі старих шаблонів.
Завтра відкрийте останній міжнародний контракт і звірте підписанта з документом літера за літерою. Якщо знайдете третю версію директора, Ви щойно випередили ручну перевірку.
My English by Business Language
