— «У нас усі документи є — у листуванні, на диску, у папках бухгалтерії… цього ж достатньо?»
Насправді ні. Багато компаній зберігають файли «десь»: у чатах, на пошті, на флешках чи у спільних Google-папках, не замислюючись, що у суді чи під час перевірки така копія не матиме жодної юридичної сили.
Якщо файл змінено, дата створення втрачена або підпис відсутній, то це вже не документ, а просто картинка.
Безпечне зберігання електронних документів — не технічна дрібниця, а обов’язкова вимога закону, яка визначає, чи визнають ваші документи чинними.
Українське законодавство однозначно визначає, як мають зберігатися електронні документи.
Ключові акти — це:
Закон зобов’язує забезпечити чотири основні параметри:
Інакше кажучи, просто завантажити PDF на диск недостатньо. Щоб документ мав юридичну силу, він повинен зберігатися в оригінальному вигляді, з підписом КЕП і міткою часу. Тільки тоді у разі перевірки або судового спору бізнес може довести достовірність документа.
Попри вимоги закону, багато компаній досі плутають «зберегти файл» і «забезпечити юридичне зберігання».
Зберігання копій без підпису.
Коли бухгалтер зберігає PDF без накладеного КЕП, це лише копія. У разі спору вона не матиме доказової сили.
Локальне зберігання на комп’ютері або флешці.
Файл можуть видалити, комп’ютер, буває, ламається, а флешку легко загубити. Усе це означає втрату документа, а відновити його з підписом буде неможливо.
Відсутність системи пошуку.
Коли документи розкидані по папках на різних комп’ютерах, знайти потрібний акт або рахунок займає години. У випадку аудиту це може обернутися штрафом через несвоєчасне надання документів.
Відкритий доступ для всіх співробітників.
Навіть найнадійніший архів втрачає сенс, якщо будь-хто може змінити або видалити файл. У бізнесі має бути чітко визначено, хто має право переглядати, підписувати або передавати документи далі.
Приклад:
Одна дистриб’юторська компанія втратила архів із двох років актів виконаних робіт, коли системний адміністратор випадково видалив внутрішню базу. Архів відновили лише частково, решту довелося погоджувати з контрагентами повторно. Витратили місяць.
Сучасне зберігання електронних документів — це не просто «папка у хмарі», а ціла система контролю, захисту й резервування.
Документи мають зберігатися у зашифрованому вигляді на сертифікованих серверах, розташованих в Україні або у надійних міжнародних дата-центрах. Важливо, щоб платформа мала можливість відновлення у разі технічних збоїв.
Керівник бачить усі документи, бухгалтер — лише фінансові, а контрагент — тільки ті, які йому надіслані. Це зменшує ризик несанкціонованих дій і дає змогу відстежувати історію змін.
Перед передачею документа контрагенту переконайтесь, що КЕП дійсний. Більшість платформ дозволяють це зробити в один клік.
Кожна зміна, завантаження або підписування має фіксуватись у логах системи. Це доказовий інструмент під час аудитів.
Для бухгалтерських документів — не менше 3 років, для кадрових — до 75 років (залежно від типу). Система має автоматично нагадувати, коли документ можна архівувати або видалити.
Приклад:
Логістична компанія, яка перейшла на електронні акти, зменшила витрати на архіви вдвічі, а під час податкової перевірки надала всі документи за три роки за 15 хвилин через просту можливість пошуку в системі.
Пропишіть, хто створює, підписує і архівує документи. Це допомагає уникнути плутанини, коли компанія росте або з’являються нові працівники.
Електронний документ без КЕП – це лише зображення. Поясніть, чому важливо не зберігати документи «на комп’ютері», а використовувати централізовану систему з електронними підписами.
Замість десятків папок на робочих столах створіть єдиний архів у системі електронного документообігу. Це дозволить контролювати доступ, робити пошук за кілька секунд і гарантує, що жоден документ не зникне під час зміни працівників.
Видаляйте дублікати, перевіряйте дійсність підписів і терміни дії сертифікатів. Навіть найкраща система потребує «гігієни», щоб залишатися безпечною.
В Україні такі вимоги реалізуються через системи електронного документообігу. Наприклад, у сервісах на кшталт «Вчасно.ЕДО» документи автоматично зберігаються в захищеному архіві. Кожен документ підписаний КЕП, має підтверджену дату й час, а доступ до архіву контролюється на рівні користувачів. Це повністю відповідає вимогам українського законодавства, зменшує ризики втрати та спрощує проходження перевірок.
Безпечне зберігання електронних документів — це не опція, а обов’язок кожної компанії, що працює в цифровому середовищі. Виконати його можна без зайвих зусиль: достатньо обрати сервіс, який автоматично подбає про шифрування, автентичність і юридичну силу.
Перевірте, як ваша компанія зберігає документи сьогодні, і зробіть цей процес надійним, законним і спокійним.
