— «У нас усі документи є — у листуванні, на диску, у папках бухгалтерії… цього ж достатньо?»
Насправді ні. Багато компаній зберігають файли «десь»: у чатах, на пошті, на флешках чи у спільних Google-папках, не замислюючись, що у суді чи під час перевірки така копія не матиме жодної юридичної сили.
Якщо файл змінено, дата створення втрачена або підпис відсутній, то це вже не документ, а просто картинка.
Безпечне зберігання електронних документів — не технічна дрібниця, а обов’язкова вимога закону, яка визначає, чи визнають ваші документи чинними.
Українське законодавство однозначно визначає, як мають зберігатися електронні документи.
Ключові акти — це:
Закон зобов’язує забезпечити чотири основні параметри:
Інакше кажучи, просто завантажити PDF на диск недостатньо. Щоб документ мав юридичну силу, він повинен зберігатися в оригінальному вигляді, з підписом КЕП і міткою часу. Тільки тоді у разі перевірки або судового спору бізнес може довести достовірність документа.
Попри вимоги закону, багато компаній досі плутають «зберегти файл» і «забезпечити юридичне зберігання».
Зберігання копій без підпису.
Коли бухгалтер зберігає PDF без накладеного КЕП, це лише копія. У разі спору вона не матиме доказової сили.
Локальне зберігання на комп’ютері або флешці.
Файл можуть видалити, комп’ютер, буває, ламається, а флешку легко загубити. Усе це означає втрату документа, а відновити його з підписом буде неможливо.
Відсутність системи пошуку.
Коли документи розкидані по папках на різних комп’ютерах, знайти потрібний акт або рахунок займає години. У випадку аудиту це може обернутися штрафом через несвоєчасне надання документів.
Відкритий доступ для всіх співробітників.
Навіть найнадійніший архів втрачає сенс, якщо будь-хто може змінити або видалити файл. У бізнесі має бути чітко визначено, хто має право переглядати, підписувати або передавати документи далі.
Приклад:
Одна дистриб’юторська компанія втратила архів із двох років актів виконаних робіт, коли системний адміністратор випадково видалив внутрішню базу. Архів відновили лише частково, решту довелося погоджувати з контрагентами повторно. Витратили місяць.
Сучасне зберігання електронних документів — це не просто «папка у хмарі», а ціла система контролю, захисту й резервування.
Документи мають зберігатися у зашифрованому вигляді на сертифікованих серверах, розташованих в Україні або у надійних міжнародних дата-центрах. Важливо, щоб платформа мала можливість відновлення у разі технічних збоїв.
Керівник бачить усі документи, бухгалтер — лише фінансові, а контрагент — тільки ті, які йому надіслані. Це зменшує ризик несанкціонованих дій і дає змогу відстежувати історію змін.
Перед передачею документа контрагенту переконайтесь, що КЕП дійсний. Більшість платформ дозволяють це зробити в один клік.
Кожна зміна, завантаження або підписування має фіксуватись у логах системи. Це доказовий інструмент під час аудитів.
Для бухгалтерських документів — не менше 3 років, для кадрових — до 75 років (залежно від типу). Система має автоматично нагадувати, коли документ можна архівувати або видалити.
Приклад:
Логістична компанія, яка перейшла на електронні акти, зменшила витрати на архіви вдвічі, а під час податкової перевірки надала всі документи за три роки за 15 хвилин через просту можливість пошуку в системі.
Пропишіть, хто створює, підписує і архівує документи. Це допомагає уникнути плутанини, коли компанія росте або з’являються нові працівники.
Електронний документ без КЕП – це лише зображення. Поясніть, чому важливо не зберігати документи «на комп’ютері», а використовувати централізовану систему з електронними підписами.
Замість десятків папок на робочих столах створіть єдиний архів у системі електронного документообігу. Це дозволить контролювати доступ, робити пошук за кілька секунд і гарантує, що жоден документ не зникне під час зміни працівників.
Видаляйте дублікати, перевіряйте дійсність підписів і терміни дії сертифікатів. Навіть найкраща система потребує «гігієни», щоб залишатися безпечною.
В Україні такі вимоги реалізуються через системи електронного документообігу. Наприклад, у сервісах на кшталт «Вчасно.ЕДО» документи автоматично зберігаються в захищеному архіві. Кожен документ підписаний КЕП, має підтверджену дату й час, а доступ до архіву контролюється на рівні користувачів. Це повністю відповідає вимогам українського законодавства, зменшує ризики втрати та спрощує проходження перевірок.
Безпечне зберігання електронних документів — це не опція, а обов’язок кожної компанії, що працює в цифровому середовищі. Виконати його можна без зайвих зусиль: достатньо обрати сервіс, який автоматично подбає про шифрування, автентичність і юридичну силу.
Перевірте, як ваша компанія зберігає документи сьогодні, і зробіть цей процес надійним, законним і спокійним.
ФОПи-початківці часто зізнаються: найбільше напружує не пошук клієнтів, а паперова частина — звітність і податки. Коли, куди і що подавати, як сплатити без помилки в реквізитах, як не пропустити дедлайн і не жити в таблицях?
Відповідь уже є. Вчасно.Звіт — онлайн-платформа з екосистеми VCHASNO GROUP для щоденних фінансово-облікових задач: подання звітів до податкової, сплата податків без комісії, створення рахунків і актів, підпис документів КЕП, зручний дашборд із ключовими показниками.
Як подавати звіти? У сервісі це простий послідовний сценарій: обираєте статус і групу, система показує обов’язкові форми та строки. Щоб тримати дати під контролем, зручно орієнтуватися на Податковий календар.
Довідники та коди актуальні, тому не потрібно перевіряти кожне поле вручну. Після заповнення звіт відправляється онлайн, а підтвердження доставки зберігається в історії. Якщо якогось обов’язкового поля бракує, сервіс підсвітить помилку й підкаже, що виправити.
Далі — платежі. У Вчасно.Звіт вони формуються автоматично за коректними реквізитами: сума, призначення, КБК/ККДБ — усе під рукою, оплата без комісії. Щоб не шукати дані вручну і не ризикувати помилкою в отримувачі, є окремий розділ Реквізити для сплати податків. Це суттєво зменшує ризик неправильних переказів і економить час.
Первинні документи створюються за хвилини. Рахунки, акти, накладні — зі зручних шаблонів, з автозаповненням реквізитів контрагентів і експортом у PDF або Excel. Для ФОПа, який працює сам або з невеликою командою, це спосіб одразу вибудувати порядок у документах.
Коли документообіг зростає, у пригоді стає електронний підпис і погодження. Підпис КЕП виконується напряму у вікні сервісу, версії документів і журнал дій доступні в картці. Не потрібно пересилати файли між поштою та месенджерами — усі зміни фіксуються і легко простежуються.
Інтеграція з банками додає прозорості до руху коштів: виписки підтягуються автоматично, платежі зіставляються з рахунками, дашборд показує оплачені й прострочені позиції, а також звіти зі строками подання найближчими днями. Для командної роботи доступні ролі: хто готує документ, хто підписує, хто подає звіт — кожен бачить своє. Профілі для кількох ФОПів або юросіб допомагають не змішувати документи та аналітику.
Окрема увага — безпеці. Підпис КЕП, шифрування, налаштовувані права доступу, повна історія подій. У разі перевірки можна швидко показати, хто і коли підписав документ, які зміни були внесені.
У розділі звітності передбачені перевірки заповнення й підказки. Помилки позначаються до відправлення, а для повторюваних форм працюють чернетки та автопідтягування даних за попередній період.
Вчасно.Звіт — простий спосіб тримати звітність і платежі під контролем.
VCHASNO GROUP, Вчасно.Звіт, ДОКУМЕНТИ, звітність, ПОДАТКИ, ФОП
З 6 жовтня 2025 року в Чорногорії офіційно розпочала роботу платіжна система SEPA (Single Euro Payments Area), що дозволило здійснювати перекази в євро за єдиними для Європи тарифами та з мінімальними комісіями.
Україна вже активно готується до вступу в SEPA (Single Euro Payments Area, Єдина зона платежів у євро). На даний момент країна ще не є повноправним учасником SEPA, але значна законодавча і технічна підготовка вже ведеться. Нижче — що відомо на сьогодні і які можуть бути перспективи.
У червні 2025 року Україна офіційно оголосила про намір приєднатися до SEPA. У цей момент було анонсовано, що подано відповідні плани та законопроекти до Верховної Ради. Направлено проект закону № 13233 «Про внесення змін до законодавчих актів України для забезпечення відповідності європейським правилам і критеріям EPC (European Payments Council) щодо приєднання до SEPA». У квітні 2025 року Кабінет Міністрів затвердив пакет законопроектів, спрямованих на гармонізацію законодавства України з вимогами ЄС у сфері боротьби з відмиванням грошей, забезпечення прозорості та безпеки платежів — це важливий крок для офіційної подачі заявки на SEPA.
Європейська Бізнес Асоціація (EBA Ukraine) публічно підтримує законопроект про приєднання України до SEPA, але просить доопрацювати низку положень, що стосуються фінансового моніторингу, регулювання звітності та захисту даних.
У Національному банку України вже діє нове покоління платіжної інфраструктури (SEP-система, за стандартом ISO 20022) з підтримкою схем SCT (Credit Transfer) по 24/7, що вважається частиною підготовки до SEPA. У планах — впровадження миттєвих платежів в євро.
За оцінками експертів, учасники ринку (громадяни та підприємства) зможуть економити €70–100 млн щорічно за рахунок зниження комісій на європерекази. Для бізнесу це означає зниження витрат на транскордонні розрахунки, спрощення фінансових потоків, скорочення кількості посередників. Для громадян — швидші платежі в євро на території SEPA, прозоріші умови і, ймовірно, зниження комісії за операції.
Основні поточні проблеми:
SEPA (Single Euro Payments Area) — єдина зона безготівкових платежів у євро, що включає країни ЄС, ЄЕЗ, Швейцарію, Велику Британію, Андорру, Ватикан, Сан-Марино і тепер — Сербію та Чорногорію.
Головна мета SEPA — спростити та здешевити перекази в євро, забезпечуючи однакові правила та терміни для всіх учасників.
Голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов заявляє, що на сьогодні втрати документів Національного архівного фонду внаслідок повномасштабної війни становлять до 1,5%.
“Україна у 2022 році зробила значно більше для збереження власних архівів порівняно з 1941 роком і з 2014 роком. Очевидно, що є величезні загрози, але зараз ми оцінюємо втрати документів Національного архівного фонду до 1,5% від загального масиву тих документів, які зберігалися до 24 лютого 2022 року”, – сказав Хромов на брифінгу в четвер.
Зокрема, за його словами, через пожежу в архівному підрозділі в Чернігівському управлінні Служби безпеки України було фактично втрачено до 13 тис. документів, насамперед репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму.
Також, за його словами, з початку повномасштабної війни фіксувалися пошкодження архівних приміщень без втрати документів у Харківській, Миколаївській, Херсонській областях.
Крім того, Хромов повідомив, що внаслідок тимчасової окупації Херсона був захоплений і розграбований обласний архів, зазначив він, втрати цих документів не є безповоротними. Зокрема, з Херсонського архіву було вкрадено близько половини справ, і пізніше їх було вивезено до Криму.
Крім того, за його словами, наразі немає інформації про понад 120 архівних установ, які перебувають або в окупації, або в прифронтових зонах.
“Укрпошта” з 16 листопада запускає нову послугу внутрішньої доставки документів “Укрпошта Документи”.
Як повідомила прес-служба компанії у вівторок, доставка здійснюватиметься до двох робочих днів у межах обласного центру, області та між обласними центрами.
На відправлення діятиме єдиний тариф без поділу на діапазони ваги та географічні зони. У послугу також закладено SMS-інформування про доставку. Крім того, можна буде замовити зворотну доставку та адресну доставку документів.
“Близько 53% відправлень “Укрпошти” складає кореспонденція. Йдеться в основному про різні документи, які відправляють юридичні особи своїм партнерам і контрагентам. Раніше для таких потреб використовувалися рекомендовані відправлення, ціна на які залежала від ваги і ще ряду факторів. Ми ж прагнемо спрощувати для наших клієнтів всі процеси, тому зробили нову універсальну послугу “Укрпошта Документи” з єдиним тарифом і зручними для клієнтів способом оформлення”, – наведено слова гендиректора компанії Ігоря Смілянського.
Оформити відправлення можна в особистому кабінеті, через мобільний застосунок або у відділеннях пошти.
Комп’ютеризовані відділення АТ “Укрпошта” почали приймати електронні документи у застосунку “Дія” для оплати платежів від 5 тис. грн, повідомила прес-служба поштового оператора у четвер.
При цьому у компанії зазначили, що в разі здійснення фінансової операції на загальну суму понад 30 тис. грн, згідно з внутрішніми нормативними документами “Укрпошти” з питань фінансового моніторингу, клієнт має заповнити анкету.
У разі здійснення фінансової операції на суму 400 тис. грн або більше додатково до анкети необхідно надати копії документів, що підтверджують джерела походження коштів. Це може бути довідка про зарплату, виписка про суму коштів на рахунку, документи, що підтверджують отримання спадщини.
Як повідомлялося, у березні 2021 року “Укрпошта” почала приймати електронні документи в мобільному застосунку “Дія” для отримання посилок із післяплатою від 5 тис. грн та поштових переказів.
