Автор: Ольга Левкун
Директор Центрального державного історичного архіву України у м. Києві Ярослав Файзулін ексклюзивно для відділу “Культура” агентства “Інтерфакс-Україна” розповів про найцінніші фонди установи та продемонстрував добірку унікальних документів, стародруків, карт і рукописів, що формують “скарбницю архівної спадщини України” та презентують її перед світом.
Найдавнішим експонатом, який показали журналістам, став документ 1369 року. Він стосується надання земель мешканцю Новосідлова Йоганну Аустертеру. Документ скріплено сургучною печаткою, яка підтверджує його оригінальність.
“У XIV столітті, як і зараз, документи скріплюються печатками, і саме ця печатка засвідчує оригінальність цього документу”, – зазначив Ярослав Файзулін під час демонстрації.
Окремий блок показу був присвячений тому, з чого фактично починався архів як інституція. Архів розпочинався у 1852 році з актових книг. Імператорським указом 1852 року створили центральні архіви в Києві, Вільно і Вітебську, де мали зберігати давні актові книги, документи Речі Посполитої та Великого Князівства Литовського. Актові книги містили матеріали судів – земських, гродських, підкоморських, а також документи магістратів і ратуш: рішення, договори купівлі, нотаріально завірені акти та інші оригінальні матеріали.
За словами директора архіву, до кінця XIX століття на зберіганні формували близько 6 тис. актових книг, однак під час Другої світової війни 4 тис. було втрачено. Нині в архіві зберігається близько 2 тис. актових книг. Їх уже оцифрували.
Серед найцікавіших прикладів – актова книга із записом тестаменту Петра Могили про розподіл спадку. Під час огляду звернули увагу на техніку захисту: актові книги прошивалися шнурівкою, аби унеможливити підміну аркушів чи “вклейки”. У XIX столітті ці документи нерідко використовували для підтвердження права власності або навіть дворянства, а наприкінці книга завірялася печаткою і підписом директора архіву.
У XIX столітті й частково у XX столітті архів розміщувався у Червоному корпусі Університету Святого Володимира (нині КНУ імені Тараса Шевченка), про що свідчать відбитки печаток на документах.
Ще один раритет, який показали, – це Євангеліє початку XVII століття, надруковане у львівській друкарні і подароване Петром Могилою церкві Спаса на Берестові. Книга оздоблена дорогоцінними металами, а на ній збереглися дарчий напис Петра Могили та родинний герб Могил. В архіві нагадали, що Могила походив із давнього боярського роду з Молдови.
Не менш промовистим символом української присутності в європейському інтелектуальному просторі стала карта XVIII століття німецького картографа Йоганна Баптиста Гомана – “Ukraina, terra Cosacorum” (“Україна, земля козаків”). На ній позначено козацькі землі та сусідні держави. Перше видання карти датується 1716 роком, а атлас, який нам продемонстрували, — 1748 року. Таким чином, уже в середині XVIII століття Україна була представлена в європейських атласах під власною назвою.
Окремий розділ демонстрації стосувався документів державного управління Гетьманщини. В архіві зберігається понад 200 гетьманських універсалів – від Богдана Хмельницького до Кирила Розумовського, тобто універсали практично всіх українських гетьманів. Нам показали універсал Хмельницького з підписом “рукою власною”, а також універсали Івана Мазепи та Івана Скоропадського.
Документи засвідчені печатками, а їхнє збереження забезпечувала кустодія – паперова накладка над печаткою. На прикладі універсалів можна звернути увагу, що прочитання підписів і скоропису часто потребує спеціальної підготовки – зокрема, знання палеографії.
В архіві наголосили, що універсали XVII–XVIII століть здебільшого регулювали практичні питання, такі як, призначення на посади, надання землеволодінь, передачу майна, тоді як універсали Центральної Ради на початку ХХ століття мали інший характер, як державницькі акти, що відображали шлях України до незалежності.
Серед візуально вражаючих пам’яток — зображення національного герба, яке планували розробити за часів останнього гетьмана Кирила Розумовського.
У центрі композиції – козак із мушкетом, образ, що був присутній на гербах багатьох гетьманів і пізніше вплинув на символіку гетьмана Павла Скоропадського (графіку розробляв Георгій Нарбут).
Також продемонстрували фірман турецького султана Мехмеда IV з тугрою – султанським знаком, який містить ключову інформацію про правителя та його титулатуру. Документ, датований 1651 роком, стосується періоду підготовки українського війська до битви з Річчю Посполитою під Берестечком: у ньому султан обіцяє сприяння Богдану Хмельницькому — на тлі пошуку союзників у війні з Польщею.
В окремому блоці увагу приділили масивам, з яких українці сьогодні найчастіше “відновлюють” власну історію: метричним книгам, сповідним розписам, кліровим відомостям.
В архіві також зберігається метрична книга, в якій зафіксовано запис про народження Тараса Шевченка. Архівісти наголошують, що такі метричні записи є первинними джерелами для дослідження біографій і родинних історій.
Сповідні розписи велися як облік парафіян, але водночас були важливими і для імперської влади – зокрема для реєстрації населення та оподаткування. Серед промовистих прикладів – запис про прихід на сповідь родини Григорія Шевченка, де згадано дружину Катерину та дітей Микиту, Тараса і Йосипа.
Нам показали й метричну книгу з записом про народження Голди Меїр, що, за словами архівістів, має особливе значення для дослідників і міжнародних інституцій.
Окремим пластом виставки став фонд Михайла Грушевського. Нам показали рукописи, зокрема пов’язані з “Історією України-Руси”, а також друковані видання праці, де видно еволюцію формулювань автора. Серед матеріалів – листівки з європейськими містами і столицями початку ХХ століття, а також жандармська фотографія 1914 року з антропометричними даними Грушевського. Окремо показали жандармські та філерські альбоми, кишенькові “довідники” для стеження, і пояснили, що на діячів українського, польського чи єврейського руху заводили картотеки з фіксацією кожного епізоду, що потрапляв у поле зору влади.
Завершальним акцентом добірки стали документи гетьмана Павла Скоропадського. Серед них – його листування з Карлом Густавом Маннергеймом: частина листів написана від руки, частина надрукована, зустрічаються тексти російською та німецькою мовами.
Окремий раритет – генеалогічне дослідження дружини гетьмана Олександри Скоропадської, яка розписала лінії Дурнових і Скоропадських на дев’ять поколінь, оформивши матеріали з гербами, портретами та фотокартками.
Також показали родинний альбом Скоропадських та документи організацій, зокрема Всеросійського земського союзу, з яким пов’язана біографія Симона Петлюри.
В архіві підкреслили, що продемонстрована добірка – це лише мала частина фондів: це “імпровізована виставка”, підготовлена спеціально для нашого візиту, й умовно становить лише “один відсоток” від того, що зберігається у сховищах.
Зазирнути “за лаштунки” архіву можуть не лише професійні дослідники. Як пояснили в установі, для всіх охочих передбачена можливість замовити екскурсію на платній основі в межах платних послуг архіву – із попереднім узгодженням формату та часу візиту. Водночас архів регулярно проводить безкоштовні ознайомчі екскурсії для студентів, зокрема студентів-істориків, як складову їхньої професійної підготовки. Такі відвідування організовують за зверненнями навчальних закладів, з якими архів має укладені договори або меморандуми про співпрацю.
Фото: Ольга Левкун, Олександр Зубко
— «У нас усі документи є — у листуванні, на диску, у папках бухгалтерії… цього ж достатньо?»
Насправді ні. Багато компаній зберігають файли «десь»: у чатах, на пошті, на флешках чи у спільних Google-папках, не замислюючись, що у суді чи під час перевірки така копія не матиме жодної юридичної сили.
Якщо файл змінено, дата створення втрачена або підпис відсутній, то це вже не документ, а просто картинка.
Безпечне зберігання електронних документів — не технічна дрібниця, а обов’язкова вимога закону, яка визначає, чи визнають ваші документи чинними.
Українське законодавство однозначно визначає, як мають зберігатися електронні документи.
Ключові акти — це:
Закон зобов’язує забезпечити чотири основні параметри:
Інакше кажучи, просто завантажити PDF на диск недостатньо. Щоб документ мав юридичну силу, він повинен зберігатися в оригінальному вигляді, з підписом КЕП і міткою часу. Тільки тоді у разі перевірки або судового спору бізнес може довести достовірність документа.
Попри вимоги закону, багато компаній досі плутають «зберегти файл» і «забезпечити юридичне зберігання».
Зберігання копій без підпису.
Коли бухгалтер зберігає PDF без накладеного КЕП, це лише копія. У разі спору вона не матиме доказової сили.
Локальне зберігання на комп’ютері або флешці.
Файл можуть видалити, комп’ютер, буває, ламається, а флешку легко загубити. Усе це означає втрату документа, а відновити його з підписом буде неможливо.
Відсутність системи пошуку.
Коли документи розкидані по папках на різних комп’ютерах, знайти потрібний акт або рахунок займає години. У випадку аудиту це може обернутися штрафом через несвоєчасне надання документів.
Відкритий доступ для всіх співробітників.
Навіть найнадійніший архів втрачає сенс, якщо будь-хто може змінити або видалити файл. У бізнесі має бути чітко визначено, хто має право переглядати, підписувати або передавати документи далі.
Приклад:
Одна дистриб’юторська компанія втратила архів із двох років актів виконаних робіт, коли системний адміністратор випадково видалив внутрішню базу. Архів відновили лише частково, решту довелося погоджувати з контрагентами повторно. Витратили місяць.
Сучасне зберігання електронних документів — це не просто «папка у хмарі», а ціла система контролю, захисту й резервування.
Документи мають зберігатися у зашифрованому вигляді на сертифікованих серверах, розташованих в Україні або у надійних міжнародних дата-центрах. Важливо, щоб платформа мала можливість відновлення у разі технічних збоїв.
Керівник бачить усі документи, бухгалтер — лише фінансові, а контрагент — тільки ті, які йому надіслані. Це зменшує ризик несанкціонованих дій і дає змогу відстежувати історію змін.
Перед передачею документа контрагенту переконайтесь, що КЕП дійсний. Більшість платформ дозволяють це зробити в один клік.
Кожна зміна, завантаження або підписування має фіксуватись у логах системи. Це доказовий інструмент під час аудитів.
Для бухгалтерських документів — не менше 3 років, для кадрових — до 75 років (залежно від типу). Система має автоматично нагадувати, коли документ можна архівувати або видалити.
Приклад:
Логістична компанія, яка перейшла на електронні акти, зменшила витрати на архіви вдвічі, а під час податкової перевірки надала всі документи за три роки за 15 хвилин через просту можливість пошуку в системі.
Пропишіть, хто створює, підписує і архівує документи. Це допомагає уникнути плутанини, коли компанія росте або з’являються нові працівники.
Електронний документ без КЕП – це лише зображення. Поясніть, чому важливо не зберігати документи «на комп’ютері», а використовувати централізовану систему з електронними підписами.
Замість десятків папок на робочих столах створіть єдиний архів у системі електронного документообігу. Це дозволить контролювати доступ, робити пошук за кілька секунд і гарантує, що жоден документ не зникне під час зміни працівників.
Видаляйте дублікати, перевіряйте дійсність підписів і терміни дії сертифікатів. Навіть найкраща система потребує «гігієни», щоб залишатися безпечною.
В Україні такі вимоги реалізуються через системи електронного документообігу. Наприклад, у сервісах на кшталт «Вчасно.ЕДО» документи автоматично зберігаються в захищеному архіві. Кожен документ підписаний КЕП, має підтверджену дату й час, а доступ до архіву контролюється на рівні користувачів. Це повністю відповідає вимогам українського законодавства, зменшує ризики втрати та спрощує проходження перевірок.
Безпечне зберігання електронних документів — це не опція, а обов’язок кожної компанії, що працює в цифровому середовищі. Виконати його можна без зайвих зусиль: достатньо обрати сервіс, який автоматично подбає про шифрування, автентичність і юридичну силу.
Перевірте, як ваша компанія зберігає документи сьогодні, і зробіть цей процес надійним, законним і спокійним.
ФОПи-початківці часто зізнаються: найбільше напружує не пошук клієнтів, а паперова частина — звітність і податки. Коли, куди і що подавати, як сплатити без помилки в реквізитах, як не пропустити дедлайн і не жити в таблицях?
Відповідь уже є. Вчасно.Звіт — онлайн-платформа з екосистеми VCHASNO GROUP для щоденних фінансово-облікових задач: подання звітів до податкової, сплата податків без комісії, створення рахунків і актів, підпис документів КЕП, зручний дашборд із ключовими показниками.
Як подавати звіти? У сервісі це простий послідовний сценарій: обираєте статус і групу, система показує обов’язкові форми та строки. Щоб тримати дати під контролем, зручно орієнтуватися на Податковий календар.
Довідники та коди актуальні, тому не потрібно перевіряти кожне поле вручну. Після заповнення звіт відправляється онлайн, а підтвердження доставки зберігається в історії. Якщо якогось обов’язкового поля бракує, сервіс підсвітить помилку й підкаже, що виправити.
Далі — платежі. У Вчасно.Звіт вони формуються автоматично за коректними реквізитами: сума, призначення, КБК/ККДБ — усе під рукою, оплата без комісії. Щоб не шукати дані вручну і не ризикувати помилкою в отримувачі, є окремий розділ Реквізити для сплати податків. Це суттєво зменшує ризик неправильних переказів і економить час.
Первинні документи створюються за хвилини. Рахунки, акти, накладні — зі зручних шаблонів, з автозаповненням реквізитів контрагентів і експортом у PDF або Excel. Для ФОПа, який працює сам або з невеликою командою, це спосіб одразу вибудувати порядок у документах.
Коли документообіг зростає, у пригоді стає електронний підпис і погодження. Підпис КЕП виконується напряму у вікні сервісу, версії документів і журнал дій доступні в картці. Не потрібно пересилати файли між поштою та месенджерами — усі зміни фіксуються і легко простежуються.
Інтеграція з банками додає прозорості до руху коштів: виписки підтягуються автоматично, платежі зіставляються з рахунками, дашборд показує оплачені й прострочені позиції, а також звіти зі строками подання найближчими днями. Для командної роботи доступні ролі: хто готує документ, хто підписує, хто подає звіт — кожен бачить своє. Профілі для кількох ФОПів або юросіб допомагають не змішувати документи та аналітику.
Окрема увага — безпеці. Підпис КЕП, шифрування, налаштовувані права доступу, повна історія подій. У разі перевірки можна швидко показати, хто і коли підписав документ, які зміни були внесені.
У розділі звітності передбачені перевірки заповнення й підказки. Помилки позначаються до відправлення, а для повторюваних форм працюють чернетки та автопідтягування даних за попередній період.
Вчасно.Звіт — простий спосіб тримати звітність і платежі під контролем.
VCHASNO GROUP, Вчасно.Звіт, ДОКУМЕНТИ, звітність, ПОДАТКИ, ФОП
З 6 жовтня 2025 року в Чорногорії офіційно розпочала роботу платіжна система SEPA (Single Euro Payments Area), що дозволило здійснювати перекази в євро за єдиними для Європи тарифами та з мінімальними комісіями.
Україна вже активно готується до вступу в SEPA (Single Euro Payments Area, Єдина зона платежів у євро). На даний момент країна ще не є повноправним учасником SEPA, але значна законодавча і технічна підготовка вже ведеться. Нижче — що відомо на сьогодні і які можуть бути перспективи.
У червні 2025 року Україна офіційно оголосила про намір приєднатися до SEPA. У цей момент було анонсовано, що подано відповідні плани та законопроекти до Верховної Ради. Направлено проект закону № 13233 «Про внесення змін до законодавчих актів України для забезпечення відповідності європейським правилам і критеріям EPC (European Payments Council) щодо приєднання до SEPA». У квітні 2025 року Кабінет Міністрів затвердив пакет законопроектів, спрямованих на гармонізацію законодавства України з вимогами ЄС у сфері боротьби з відмиванням грошей, забезпечення прозорості та безпеки платежів — це важливий крок для офіційної подачі заявки на SEPA.
Європейська Бізнес Асоціація (EBA Ukraine) публічно підтримує законопроект про приєднання України до SEPA, але просить доопрацювати низку положень, що стосуються фінансового моніторингу, регулювання звітності та захисту даних.
У Національному банку України вже діє нове покоління платіжної інфраструктури (SEP-система, за стандартом ISO 20022) з підтримкою схем SCT (Credit Transfer) по 24/7, що вважається частиною підготовки до SEPA. У планах — впровадження миттєвих платежів в євро.
За оцінками експертів, учасники ринку (громадяни та підприємства) зможуть економити €70–100 млн щорічно за рахунок зниження комісій на європерекази. Для бізнесу це означає зниження витрат на транскордонні розрахунки, спрощення фінансових потоків, скорочення кількості посередників. Для громадян — швидші платежі в євро на території SEPA, прозоріші умови і, ймовірно, зниження комісії за операції.
Основні поточні проблеми:
SEPA (Single Euro Payments Area) — єдина зона безготівкових платежів у євро, що включає країни ЄС, ЄЕЗ, Швейцарію, Велику Британію, Андорру, Ватикан, Сан-Марино і тепер — Сербію та Чорногорію.
Головна мета SEPA — спростити та здешевити перекази в євро, забезпечуючи однакові правила та терміни для всіх учасників.
Голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов заявляє, що на сьогодні втрати документів Національного архівного фонду внаслідок повномасштабної війни становлять до 1,5%.
“Україна у 2022 році зробила значно більше для збереження власних архівів порівняно з 1941 роком і з 2014 роком. Очевидно, що є величезні загрози, але зараз ми оцінюємо втрати документів Національного архівного фонду до 1,5% від загального масиву тих документів, які зберігалися до 24 лютого 2022 року”, – сказав Хромов на брифінгу в четвер.
Зокрема, за його словами, через пожежу в архівному підрозділі в Чернігівському управлінні Служби безпеки України було фактично втрачено до 13 тис. документів, насамперед репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму.
Також, за його словами, з початку повномасштабної війни фіксувалися пошкодження архівних приміщень без втрати документів у Харківській, Миколаївській, Херсонській областях.
Крім того, Хромов повідомив, що внаслідок тимчасової окупації Херсона був захоплений і розграбований обласний архів, зазначив він, втрати цих документів не є безповоротними. Зокрема, з Херсонського архіву було вкрадено близько половини справ, і пізніше їх було вивезено до Криму.
Крім того, за його словами, наразі немає інформації про понад 120 архівних установ, які перебувають або в окупації, або в прифронтових зонах.
“Укрпошта” з 16 листопада запускає нову послугу внутрішньої доставки документів “Укрпошта Документи”.
Як повідомила прес-служба компанії у вівторок, доставка здійснюватиметься до двох робочих днів у межах обласного центру, області та між обласними центрами.
На відправлення діятиме єдиний тариф без поділу на діапазони ваги та географічні зони. У послугу також закладено SMS-інформування про доставку. Крім того, можна буде замовити зворотну доставку та адресну доставку документів.
“Близько 53% відправлень “Укрпошти” складає кореспонденція. Йдеться в основному про різні документи, які відправляють юридичні особи своїм партнерам і контрагентам. Раніше для таких потреб використовувалися рекомендовані відправлення, ціна на які залежала від ваги і ще ряду факторів. Ми ж прагнемо спрощувати для наших клієнтів всі процеси, тому зробили нову універсальну послугу “Укрпошта Документи” з єдиним тарифом і зручними для клієнтів способом оформлення”, – наведено слова гендиректора компанії Ігоря Смілянського.
Оформити відправлення можна в особистому кабінеті, через мобільний застосунок або у відділеннях пошти.
