— «У нас усі документи є — у листуванні, на диску, у папках бухгалтерії… цього ж достатньо?»
Насправді ні. Багато компаній зберігають файли «десь»: у чатах, на пошті, на флешках чи у спільних Google-папках, не замислюючись, що у суді чи під час перевірки така копія не матиме жодної юридичної сили.
Якщо файл змінено, дата створення втрачена або підпис відсутній, то це вже не документ, а просто картинка.
Безпечне зберігання електронних документів — не технічна дрібниця, а обов’язкова вимога закону, яка визначає, чи визнають ваші документи чинними.
Українське законодавство однозначно визначає, як мають зберігатися електронні документи.
Ключові акти — це:
Закон зобов’язує забезпечити чотири основні параметри:
Інакше кажучи, просто завантажити PDF на диск недостатньо. Щоб документ мав юридичну силу, він повинен зберігатися в оригінальному вигляді, з підписом КЕП і міткою часу. Тільки тоді у разі перевірки або судового спору бізнес може довести достовірність документа.
Попри вимоги закону, багато компаній досі плутають «зберегти файл» і «забезпечити юридичне зберігання».
Зберігання копій без підпису.
Коли бухгалтер зберігає PDF без накладеного КЕП, це лише копія. У разі спору вона не матиме доказової сили.
Локальне зберігання на комп’ютері або флешці.
Файл можуть видалити, комп’ютер, буває, ламається, а флешку легко загубити. Усе це означає втрату документа, а відновити його з підписом буде неможливо.
Відсутність системи пошуку.
Коли документи розкидані по папках на різних комп’ютерах, знайти потрібний акт або рахунок займає години. У випадку аудиту це може обернутися штрафом через несвоєчасне надання документів.
Відкритий доступ для всіх співробітників.
Навіть найнадійніший архів втрачає сенс, якщо будь-хто може змінити або видалити файл. У бізнесі має бути чітко визначено, хто має право переглядати, підписувати або передавати документи далі.
Приклад:
Одна дистриб’юторська компанія втратила архів із двох років актів виконаних робіт, коли системний адміністратор випадково видалив внутрішню базу. Архів відновили лише частково, решту довелося погоджувати з контрагентами повторно. Витратили місяць.
Сучасне зберігання електронних документів — це не просто «папка у хмарі», а ціла система контролю, захисту й резервування.
Документи мають зберігатися у зашифрованому вигляді на сертифікованих серверах, розташованих в Україні або у надійних міжнародних дата-центрах. Важливо, щоб платформа мала можливість відновлення у разі технічних збоїв.
Керівник бачить усі документи, бухгалтер — лише фінансові, а контрагент — тільки ті, які йому надіслані. Це зменшує ризик несанкціонованих дій і дає змогу відстежувати історію змін.
Перед передачею документа контрагенту переконайтесь, що КЕП дійсний. Більшість платформ дозволяють це зробити в один клік.
Кожна зміна, завантаження або підписування має фіксуватись у логах системи. Це доказовий інструмент під час аудитів.
Для бухгалтерських документів — не менше 3 років, для кадрових — до 75 років (залежно від типу). Система має автоматично нагадувати, коли документ можна архівувати або видалити.
Приклад:
Логістична компанія, яка перейшла на електронні акти, зменшила витрати на архіви вдвічі, а під час податкової перевірки надала всі документи за три роки за 15 хвилин через просту можливість пошуку в системі.
Пропишіть, хто створює, підписує і архівує документи. Це допомагає уникнути плутанини, коли компанія росте або з’являються нові працівники.
Електронний документ без КЕП – це лише зображення. Поясніть, чому важливо не зберігати документи «на комп’ютері», а використовувати централізовану систему з електронними підписами.
Замість десятків папок на робочих столах створіть єдиний архів у системі електронного документообігу. Це дозволить контролювати доступ, робити пошук за кілька секунд і гарантує, що жоден документ не зникне під час зміни працівників.
Видаляйте дублікати, перевіряйте дійсність підписів і терміни дії сертифікатів. Навіть найкраща система потребує «гігієни», щоб залишатися безпечною.
В Україні такі вимоги реалізуються через системи електронного документообігу. Наприклад, у сервісах на кшталт «Вчасно.ЕДО» документи автоматично зберігаються в захищеному архіві. Кожен документ підписаний КЕП, має підтверджену дату й час, а доступ до архіву контролюється на рівні користувачів. Це повністю відповідає вимогам українського законодавства, зменшує ризики втрати та спрощує проходження перевірок.
Безпечне зберігання електронних документів — це не опція, а обов’язок кожної компанії, що працює в цифровому середовищі. Виконати його можна без зайвих зусиль: достатньо обрати сервіс, який автоматично подбає про шифрування, автентичність і юридичну силу.
Перевірте, як ваша компанія зберігає документи сьогодні, і зробіть цей процес надійним, законним і спокійним.
З 1 січня 2026 року в Україні набула чинності низка змін, що впливають на витрати компаній, податкове навантаження та зовнішньоторговельні операції – від нових параметрів держбюджету та окремих податкових новацій до оновлення енерготарифів і правил ліцензування експорту, зазначає інформаційно-аналітичний центр Experts Club.
Держбюджет-2026 зафіксував нові соціальні стандарти, які прямо впливають на фонд оплати праці, нарахування ЄСВ та розрахунки штрафів і обов’язкових платежів, прив’язаних до мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму.
У податковій частині бізнесу варто врахувати оновлені показники для спрощеної системи та військового збору. У роз’ясненнях податкової служби на 2026 рік окремо зазначені розміри платежів для ФОП 1-2 груп, а також введення/застосування військового збору для платників єдиного податку (зокрема, фіксований платіж для 1-2 груп і відсоток від доходу для 3 групи), плюс ряд супутніх змін адміністрування.
Окремий блок – трудове регулювання. З 2026 року оновлюються вимоги для роботодавців щодо працевлаштування людей з інвалідністю (зміна підходу до виконання нормативу та фінансової відповідальності за його невиконання). Це впливає на кадрову політику, бюджетування та внутрішні HR-процедури, особливо в компаніях зі значною чисельністю персоналу.
У зовнішній торгівлі на 2026 рік уряд зберіг нульові квоти (заборону через квотування) на експорт природного газу українського походження та низки інших позицій, при цьому скасувало квоти на експорт харчової солі та коксівного вугілля, а також залишило режим ліцензування окремих агропозицій для експорту до низки країн ЄС.
В енергетиці НКРЕКП встановила тариф НЕК «Укренерго» на послуги з передачі електроенергії на 2026 рік: на січень-березень – 713,68 грн/МВт-год (без ПДВ) для більшості користувачів системи і 373,93 грн/МВт-год (без ПДВ) для підприємств «зеленої» електрометалургії; на квітень-грудень – 742,91 грн/МВт-год і 378,49 грн/МВт-год відповідно (без ПДВ).
Для окремих галузей важливі і зміни в акцизній та фінансовій частині. Зокрема, продовжує діяти графік підвищення акцизу на моторне паливо, введений раніше змінами до Податкового кодексу, а для банків на 2026 рік закріплена підвищена ставка податку на прибуток.
За підсумками Київського міжнародного економічного форуму підприємець Василь Хмельницький опублікував колонку з висновками з публічної бесіди з абсолютним чемпіоном світу з боксу Олександром Усиком. Ключова думка — стійкі перемоги будуються в «довгій грі», через дисципліну, системність і командну роботу, а не за рахунок швидких рішень.
За словами автора, бізнес і спорт об’єднують однакові принципи: щоденна рутинна робота, дисципліна, вміння вчитися на помилках і опора на команду. Усик у прикладі з власним режимом підкреслює, що вирішує не мотивація, а звичка і відповідальність перед командою. У колонці зазначається, що довгострокова стійкість створюється інвестиціями в процеси і людей, а помилки розглядаються як дані для поліпшень.
Контекст форуму – фокус на людях і відновленні економіки. В рамках зустрічі відбувся благодійний аукціон: рукавички з автографом Усика були продані за 1 100 000 грн, а кошти від продажу спрямовані фонду «Соборна Україна» на підтримку дітей загиблих захисників.
«Ми граємо в довгу. Чемпіон не боїться програвати – він вчиться. Сильний лідер об’єднує навколо себе сильних людей і делегує», – тези, які Василь Хмельницький виділяє з розмови на КМЕФ.
Що це все означає для бізнесу:
1) стратегія: в пріоритеті довгий горизонт цілей і стійкість замість «швидких перемог»,
2) операційна діяльність: закріплювати режим і процесні метрики, а не разові сплески,
3) команда: будувати довіру і справедливі правила, посилювати роль лідерів напрямків,
4) управління ризиками: формалізувати розбір помилок і план коригувань після кожного «раунду».
Василь Хмельницький – український підприємець та інвестор, засновник UFuture. Ініціює та підтримує освітні та підприємницькі проекти, зокрема школи та акселераційні програми. Постійний учасник КМЕФ, пише колонки про підприємництво, розвиток команд та бізнес.
Олександр Усик – український професійний боксер, абсолютний чемпіон світу у важкій вазі. Відомий дисципліною, командним підходом і системною підготовкою. Бере участь у благодійних та громадських ініціативах, підтримує проекти допомоги дітям і ветеранам.
У 2024-2025 роках середній і великий бізнес в Україні частіше обирає приватні хмари – через вимоги до контролю над даними та відповідності стандартам безпеки. Тренд посилився на тлі війни та регуляторних вимог, зазначає в колонці для Інтерфакс-Україна Володимир Бєлов (GigaCloud).
Ключова зміна – перехід від «формальних планів на випадок інциденту» до вбудованої кібербезпеки: PAM, SIEM, SOC, шифрування, захист від DDoS тепер враховуються на рівні архітектури хмарних рішень, а не як «надбудова».
GigaCloud – український хмарний провайдер (частина GigaGroup), заснований 2016 року. Компанія надає IaaS/PaaS-послуги, віртуальні ЦОДи, рішення для резервування і безперервності (DR/BCP) і GPU-хмари. Інфраструктура розміщена в дата-центрах в Україні та ЄС (Київ, Львів, Варшава) з відповідністю вимогам TIER III/IV; провайдер має статуси VMware Cloud Service Provider (Premier) і зареєстрований у CSA STAR Registry, портфель – понад 1,5 тис. клієнтів.
GigaCloud, БЕЗПЕКА, БИЗНЕС, Володимир Бєлов, приватні хмари, частные облака
15 листопада 2024 року у пресцентрі інформаційного агентства «Інтерфакс-Україна» відбулася пресконференція «Практики соціальної відповідальності під час війни», присвячена особливостям діяльності українського бізнесу у воєнний період. Захід об’єднав представників провідних компаній та експертів, які поділилися власними кейсами, інноваційними практиками та баченням майбутнього.
Олена Плахова, директорка з управління репутацією та маркетингом компанії «Нова пошта», наголосила, що бізнес в Україні зараз виконує набагато більше, ніж традиційні функції, і часто бере на себе частину обов’язків держави.
«Це відбувається не через примус, а через усвідомлення бізнесом своєї відповідальності перед суспільством. Важливим є переосмислення соціального договору – ми не лише очікуємо допомоги від держави, а й самі активно долучаємося до розв’язання нагальних проблем. Наприклад, програма «Гуманітарна пошта України», яка почалася ще у 2014 році, зараз підтримує понад 2000 фондів-отримувачів, забезпечуючи безкоштовну доставку гуманітарної допомоги», – зазначила вона.
«Ми не лише швидко організували роботу, але й підтримували місцеві громади та забезпечували військові блокпости. Наш склад у Макарові був знищений, але ми знайшли ресурси для відновлення постачання ліків. Це був унікальний досвід, коли доводилося домовлятися про логістичні коридори та оперативно ухвалювати рішення. У перспективі для нас важливо допомагати постраждалим та брати участь у відбудові медичної інфраструктури, адже це ключова частина нашої місії», – розповіла Євгенія Піддубна, директорка з корпоративних комунікацій АТ «Фармак».
В свою чергу Олександр Сосіс, бенефіціар банку «Альянс», зазначив, що війна змінила акценти в соціальній відповідальності компанії.
«Раніше наші програми переважно стосувалися підтримки співробітників, але тепер фокус змістився на зовнішні ініціативи. Один із прикладів – наш Форум Добрих Справ, який став платформою для підтримки волонтерів. Багато з них перетворилися на лідерів громадських ініціатив, які зараз працюють навіть ефективніше за деякі державні органи», – підкреслив він.
Представник пресслужби KSG Agro, Сергій Шевченко, розповів про діяльність агрохолдингу в прифронтовому регіоні.
«Ми адаптували роботу нашого підприємства до умов війни, підвищили заробітні плати співробітникам та зміцнили охорону об’єктів. Одним із ключових напрямків стало забезпечення продуктової безпеки: ми збільшили кількість свиней на нашому комплексі в Херсонській області з 500 до 20 тисяч. Це важливий внесок у стабільність регіону та підтримку місцевих громад», – зазначив аграрій.
Максим Уракін, директор з розвитку та маркетингу «Інтерфакс-Україна» та засновник аналітичного центру Experts Club, підкреслив важливість допомоги цивільним громадянам та створенню комунікаційних проектів в умовах війни.
«Наш проект «Знайди близьких» став рятівним для багатьох цивільних людей, які через війну втратили зв’язок із рідними. Ми об’єднали зусилля медіа та волонтерів для пошуку зниклих громадян і досягли значних результатів. Окрім цього, ми допомагаємо волонтерським ініціативам через організацію пресконференцій, інформаційну підтримку та постачання мобільних шпиталів для цивільних, – зауважив він.
За словами експерта, українська економіка демонструє помітне зростання, незважаючи на виклики.
«За перші дев’ять місяців 2024 року ВВП України зріс на 4,5% порівняно з минулим роком. Особливо вражають результати металургійного сектору, який за цей період збільшив виробництво сталі та прокату на 22-28%. Агросектор також продемонстрував значний приріст завдяки ранньому збору пізніх культур», – зазначив Максим Уракін.
За його словами, український бізнес продовжує адаптуватися до умов війни, переносячи виробництва в безпечніші регіони чи навіть за кордон.
«Середній бізнес вимушений активно мігрувати Україною та інтегруватися у європейську економіку – понад 200 компаній відкрили виробничі потужності у країнах ЄС», – додав Уракін.
Але є і негативні тенденції. Експерт наголосив на необхідності покращення довіри до державних інституцій, адже за даними квітневого дослідження від Active Group та Experts Club, 57% громадян не довіряють державним органам, а 62% – правоохоронним структурам.
Під час заходу також було презентовано книгу «Незламний бізнес» Олександра Голіздри та Сергія Шевченка, в якій представлено унікальні історії про стійкість українських компаній у воєнний період. Видання стало символом підприємницького духу, який надихає рухатися до перемоги.
EXPERTS CLUB, FARMAK, KSG_AGRO, URAKIN, БАНК_АЛЬЯНС, БИЗНЕС, ГОЛІЗДРА, ІНТЕРФАКС-УКРАЇНА, НОВА_ПОШТА, ПІДДУБНА, ПЛАХОВА, СОСІС
АТ «ОТП БАНК» у межах реалізації спільної з Європейським банком реконструкції та розвитку (ЄБРР) програми пропонує малим і середнім підприємствам (МСП) інвестиційні кредити на підтримку бізнесу в умовах війни з можливістю компенсації частини витрат, профінансованих за рахунок кредитних коштів Банку. Сторони нещодавно уклали нову угоду про співпрацю, що дозволить ОТП БАНК надати українському приватному сектору 120 млн євро фінансування за участі ЄБРР через інструмент покриття 50% кредитного ризику на портфельній основі.
«Дана програма, по суті, є успішним розширенням попередньої співпраці з ЄБРР, яка мала великий попит серед наших клієнтів, і спрямована на підтримку таких критично важливих галузей, як сільське господарство, виробництво й торгівля товарами першої необхідності, послуг логістики та інших. Завдяки цьому інструменту кредитування компанії мають змогу продовжувати свою діяльність, розвиватися та забезпечувати доступність товарів і послуг для населення», – зазначила Наталія Кондратчук, директор департаменту корпоративного фінансування ОТП БАНК.
Такі кредити під портфельні гарантії можуть бути направлені на підтримку довгострокових інвестицій МСП у «зелені» технології (сучасна агротехніка та інше енергоефективне обладнання, сонячні панелі для електростанцій задля забезпечення власних потреб), що відповідають стандартам Європейського Союзу і сприятимуть підвищенню конкурентоспроможності підприємств на внутрішньому та зовнішніх ринках. Після реалізації фінансування інвестиційних проєктів позичальники МСП зможуть претендувати на інвестиційні стимули (грошові компенсації, кешбеки), які надаються ЄС у межах ініціативи EU4Business.
Розмір компенсації залежить від виду придбаних активів і складності проєкту та може становити до 15% від обсягу отриманих кредитних коштів. Відшкодування відбувається у валюті євро після документального підтвердження цільового використання коштів позичальником сегмента МСП і верифікації документів спеціалістами Європейського банку реконструкції та розвитку.
Підписана угода є продовженням співпраці між ЄБРР та ОТП БАНК у сфері підтримки українського бізнесу, яка розпочалася у 2022 р. Однією зі складових цього співробітництва є реалізація програми підвищення конкурентоспроможності малих і середніх підприємств у країнах Східного партнерства ЄС. З початку повномасштабної війни загальний обсяг нового фінансування від українських банків, підтриманий подібними гарантіями ЄБРР, сягнув близько 900 млн євро станом на кінець 2023 р
